การแบ่งปันไฟล์เฉพาะกลุ่มด้วย Dropbox (New Interface)

ผมเคยสาธิตวิธีการแบ่งปันไฟล์เฉพาะกลุ่มซึ่งเป็นการแบ่งปันให้เฉพาะผู้ที่ได้รับเชิญด้วย Dropbox ซึ่งเป็นบริการเก็บข้อมูลระบบคลาวด์ไปแล้วก่อนหน้านี้ แต่เนื่องจาก Dropbox ได้ปรับปรุงระบบอินเทอร์เฟชใหม่เพื่อให้ใช้งานได้สะดวกรวดเร็วและง่ายขึ้นทำให้วิธีการและขั้นตอนการแบ่งปันไฟล์เปลี่ยนไป บทความนี้จึงขอสาธิตวิธีการแบ่งปันไฟล์เฉพาะกลุ่มโดยใช้ระบบอินเทอร์เฟชแบบใหม่ครับ

หมายเหตุ: ปัจจุบัน Dropbox สามารถทำการแบ่งปันไฟล์ให้กับทุกคน (Share with anyone) ได้อีกด้วย สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติมอ่านได้ที่ แบ่งปันข้อมูลบน Dropbox ด้วย Get Link)

ขั้นตอนการแบ่งปันไฟล์เฉพาะกลุ่มด้วย Dropbox
ทำการไซน์อินเข้า Dropbox จากนั้นสามารถทำการแบ่งปันไฟล์ได้โดยการคลิกบนลิงก์ Sharing ซึ่งแสดงอยู่ด้านซ้ายมือของหน้าเว็บดังภาพที่ 1

ภาพที่ 1

จากนั้นให้คลิกบนปุ่ม New shared folder ดังภาพที่ 2

ภาพที่ 2

ถ้าหากเป็นการใช้งานการแบ่งปันครั้งแรก Dropbox จะให้ทำการยืนยันอีเมล์ โดยในหน้า Verify your email address ดังภาพที่ 3 ให้คลิกปุ่ม Send email

ภาพที่ 3

ในหน้า Verify your email address ดังภาพที่ 4 ให้คลิกปุ่ม Done

ภาพที่ 4

จากนั้นให้ทำการตรวจสอบอีเมล์ที่ใช้ชื่อว่า Please verify your email address แล้วคลิกลิงก์ Verify your email address จากนั้นคลิกปุ่ม Done ในหน้า Your email address has been verified! ดังภาพที่ 5

ภาพที่ 5

หลังจากทำการยืนยันอีเมล์เสร็จแล้วให้คลิกปุ่ม New shared folder (ภาพที่ 2) จะปรากฏหน้า Share a folder ดังภาพที่ 6 ซึ่งมี 2 ตัวเลือก คือ I'd like to create and share a new folder ซึ่งจะเป็นการสร้างโฟลเดอร์ใหม่แล้วทำการแบ่งปัน กับ I'd like to share an existing folder ซึ่งจะเป็นการแบ่งปันโฟลเดอร์ที่มีอยู่แล้ว

กรณีเลือก I'd like to create and share a new folder ให้ป้อนชื่อโฟลเดอร์ที่ต้องการสร้างและแบ่งปันเสร็จแล้วคลิกปุ่ม Next

ภาพที่ 6

กรณีเลือก I'd like to share an existing folder ให้คลิกปุ่ม Next จากนั้นเลือกโฟลเดอร์ที่ต้องการแบ่งปันเสร็จแล้วคลิกปุ่ม Next อีกครั้ง

ภาพที่ 7

จากนั้นในหน้าไดอะล็อกบ็อกซ์ Share "Folder_name" with others ในช่อง Invite collaborators to this folder ให้ใส่ที่อยู่อีเมล์ผู้ที่ต้องการให้เข้าร่วมการแบ่งปันโฟลเดอร์ ส่วนในช่อง Send a personal message with your invitation นั้นจะใส่หรือไม่ใส่ก็ได้เสร็จแล้วคลิกปุ่ม Share folder

หลังจากทำการแบ่งปันโฟลเดอร์เสร็จ Dropbox จะทำการส่งอีเมล์ไปยังที่อยู่อีเมล์ที่ระบุในขั้นตอนด้านบน โดยผู้ที่ได้รับเชิญสามารถคลิกลิงก์ในอีเมล์เพื่อไซน์อินเข้า Dropbox หรือจะทำการไซน์อินโดยตรงจากเว็บไซต์ Dropbox ก็ได้เช่นกัน

ภาพที่ 8

เมื่อผู้ได้รับเชิญให้เข้าร่วมการแบ่งปันโฟลเดอร์ทำการไซน์อินเข้า Dropbox จะได้รับข้อความลักษณะดังรูปด้านล่าง ในกรณีที่ไม่ต้องการเข้าร่วมการแบ่งปันโฟลเดอร์ให้คลิก Decline หากต้องการเข้าร่วมการแบ่งปันโฟลเดอร์ให้คลิก Accept

ภาพที่ 9

ในกรณีที่มีการเชิญเข้าร่วมการแบ่งปัน Dropbox จะแจ้งเตือนให้ทราบการแสดงบอลลูนสีแดงพร้อมตัวเลขจำนวนการเชิญบนเมนู Sharing ด้านซ้ายมือ

ภาพที่ 10

การจัดการการแบ่งปันโฟลเดอร์บน Dropbox
การจัดการการแบ่งปันข้อมูลบน Dropbox ทำได้โดยการคลิกลิงก์ Sharing (ภาพที่ 1) จากนั้นให้คลิกลิงก์ Options ซึ่งแสดงอยู่ด้านขวามือของโฟลเดอร์ที่ต้องการ จากนั้น Dropbox จะแสดงหน้า Shared folder options for "Folder_name" ดังภาพที่ 11 ซึ่งในหน้านี้เราสามารถเชิญให้ผู้อื่นเข้าร่วมการแบ่งปันโฟลเดอร์ได้โดยการป้อนอีเมล์แอดเดรสในช่องใต้ Invite collaborators to this folder จากนั้นคลิก Share folder

ภาพที่ 11

สำหรับการจัดการสมาชิกที่เข้าร่วมการแบ่งปันเรียบร้อยแล้วทำได้โดยการคลิกลิงก์ Members จากนั้นเลือกออปชันที่ต้องการ เช่น คลิกเลือกผู้ที่ตอบรับเข้าร่วมการแบ่งปันแล้วเลือก Kick out หรือ Make owner หรือ คลิกเลือกผู้ที่ได้รับเชิญที่ยังไม่ตอบรับแล้วเลือก Reinvite หรือ Uninvite เป็นต้น ในกรณีที่ต้องการยกเลิกการแบ่งปันโฟลเดอร์ทำได้โดยการคลิก Unshare folder จากนั้นคลิก Unshare folder ในหน้าถัดไปเพื่อยืนยันการยกเลิกการแบ่งปันโฟลเดอร์

ภาพที่ 12

ภาพที่ 13

สำหรับการตรวจสอบการแบ่งปันโฟลเดอร์ทั้งหมดทำได้โดยการคลิกลิงก์ Sharing (ภาพที่ 1) จากนั้น Dropbox จะแสดงโฟลเดอร์ที่แบ่งปันทั้งหมด ซึ่งจากหน้าจอนี้สามารถทำการแบ่งปันโฟลเดอร์เพิ่มได้โดยการคลิก New shared folder หรือปรับแต่งการแบ่งปันโดยการคลิกลิงก์ Options เป็นต้น

การแบ่งปันไฟล์ด้วยโฟลเดอร์ Public
การแบ่งปันบน Dropbox ด้วยโฟลเดอร์ Public ทำได้โดยในโฟลเดอร์ Public ให้คลิกขวาบนไฟล์ที่ต้องการแบ่งปันจากนั้นคลิก Copy public link แล้วนำลิงก์ที่ได้ไปวางไว้ในหน้าเว็บหรือส่งให้กับผู้รับผ่านช่องทางการสื่อสารต่าง ๆ แต่โฟลเดอร์ Public สนับสนุนเฉพาะการแบ่งปันไฟล์เท่านั้นไม่สามารถใช้ใช้แบ่งปันโฟลเดอร์ได้

ภาพที่ 14

บทความโดย: Thai Windows Administrator Blog

Copyright © 2012 TWA Blog. All Rights Reserved.